Unterwegs mit unserer Kollegin Anja: ein Tag als Seminar­betreuung bei einem Hybrid-Event

Mein Einsatz als Hybrid-Support beginnt, wie sollte es auch anders sein, indem ich in meinem Homeoffice meinen Laptop hochfahre. Das hört sich allerdings einfacher an als es ist – jedenfalls manchmal. Meine Aufgabe ist es schließlich, die digitalen Teilnehmer der Veranstaltung pünktlich und vorfallfrei durch die Fortbildung zu begleiten. Mir ist es deshalb immer besonders wichtig, bereits im Vorfeld sicherzustellen, dass meine Internet-Leitung stabil ist und ich an meinem Arbeitsplatz ruhig und ungestört bin. Merke ich am Tag der Veranstaltung, dass ich diese Voraussetzungen nicht erfüllen kann, bleibt mir noch genügend Zeit, um meinen Arbeitsplatz zu wechseln.

Aber zurück zu den Vorbereitungen für unser Hybrid-Event. Anhand eines detaillierten Briefings logge ich mich in die von einem Technik-Dienstleister bereitgestellte und verwaltete Streaming-Plattform ein. Wie ich anschließend weiter vorgehe und welche To dos im Laufe der Veranstaltung auf mich warten, entnehme ich den anschaulich gestalteten Briefing-Unterlagen, die die peepz mir und weiteren Online-Assistenten für unser Remote Management Veranstaltung vor Ort betreuen, sowie mein persönlicher Support auf Seiten des Technik-Dienstleisters, der sicherstellt, dass die Übertragung der Fortbildung in bester Qualität stattfindet. Denn anstatt sich zu lange mit einem technischen oder inhaltlichen Problem zu beschäftigen, zählt auch hier: Communication is the key! Schließlich ist jede und jeder von uns auf einen bestimmten Bereich spezialisiert. Das Ergebnis unserer gebündelten Expertise: gelungene sowie professionell durchgeführte Hybrid-Veranstaltungen und zufriedene Kunden!

Ebenso wie meine Kollegen vor Ort, bin ich virtuell dafür verantwortlich, Fragen unserer Teilnehmer im Vorfeld sowie im Laufe der Veranstaltung zu beantworten und Organisatorisches zu klären. Nach erfolgreichem Technik-Check durch unseren Dienstleister starte ich das Webinar schließlich manuell und der Live-Stream beginnt. Meine Aufgabe ist es nun, den Chat mit den Teilnehmern zu managen und telefonischen Support zu bieten. Ich schreibe einen Begrüßungstext, informiere über Kaffeepausen sowie die Mittagspause und achte darauf, immer im Zeitplan, der meist von den Referenten und dem Kunden bestimmt wird, zu bleiben. Die heutige Fortbildung verläuft ruhig und die Teilnehmer, allesamt niedergelassene Ärzte, haben zwar einige Fragen an den Referenten, dafür aber kaum Bedarf an technischem Support. Um dennoch stets bereit zu sein, stelle ich sicher, dass ich den Teilnehmerchat immer im Auge behalte und aufmerksam die Vorträge des Referenten verfolge. So kann ich schnell reagieren, falls er die Pause vorzieht oder etwas später in den nächsten Slot startet.

Das Ende der Fortbildung naht. Ich bereite einen kurzen, standardisierten Text vor, der die virtuellen Teilnehmer darüber informiert, dass ihre CME Punkte, die sie für ihre Teilnahme erhalten, automatisch an die Ärztekammer übermittelt werden. Schließlich moderiert die Wissenschaftliche Leitung, meist vom Kunden gestellt, die Veranstaltung ab und unser Technik-Dienstleister blendet eine Schlussfolie ein. Ich warte noch einige Minuten ab und beende dann das Webinar. Feierabend? Noch nicht ganz. Ich verfasse ein kurzes Feedback an Julia, Projektmanagerin bei der peepz. Die direkte Dokumentation von technischen Problemen, Rückmeldungen der Teilnehmer, Herausforderungen während der Veranstaltung, aber auch von Lob oder positiven Anmerkungen erleichtert es uns, die Betreuung von Hybrid-Seminaren stetig zu optimieren und unsere Erfahrungen an unsere Kollegen weiterzugeben. Nachdem ich die Mail an Julia abgeschickt habe, kann er dann aber tatsächlich beginnen – mein Feierabend. Und damit gehe ich für heute offline – wir sehen uns bestimmt auch bald einmal in einer unserer Hybrid-Veranstaltungen. Ich freue mich drauf.