Der Büroservice von peepz:
Werfen Sie einen Blick hinter die Kulissen



Hinter jedem erfolgreichen Unternehmen stehen zuverlässige Mitarbeiter. Jedenfalls dann, wenn es nach uns geht. Denn im Rahmen unseres Büroservices stellen wir unseren Kunden qualifizierte Fachkräfte an die Seite, die sie dabei unterstützen, eine funktionierende Infrastruktur aufzubauen und somit den Arbeitsalltag von Führungskräften und Kollegen zu erleichtern. Doch welche Aufgaben umfasst eigentlich ein professioneller Büroservice? Wir laden Sie ein, einen Blick hinter die Kulissen zu werfen und die vielseitigen Aufgabenbereiche kennenzulernen, die unsere Auftraggeber an uns outsourcen. Apropos Auftraggeber – vielleicht zählen auch Sie bald schon dazu? Denn eines können wir bereits vorwegnehmen: „Geht nicht“ gibt es bei uns nicht. Aus diesem Grund gliedert sich auch unser Büroservice in unser flexibles und individuell buchbares Serviceangebot ein. Überzeugen Sie sich selbst!



Der Büroservice von peepz - vielseitige Expertise aus einer Hand


Bild Vorbereitung eines Meetings Bevor wir Sie mit in den Arbeitsalltag unserer Service-Talente nehmen, haben wir eine Frage an Sie: Was verstehen Sie eigentlich unter „Büroservice“? Ihnen kommen nun ganz verschiedene Aufgaben und Arbeitsbereiche in den Sinn? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Denn im Rahmen unserer Outsourcing-Spezialisierung mit dem Überbegriff „Büroservice“ bündeln wir all jene Dienstleistungen, die für einen reibungslosen Ablauf Ihres Büroalltags unabdingbar sind – entweder als Individualleistung oder aber als praktisches Rund-um-Paket. Wir verdeutlichen unser Angebot am besten einmal mit einem Rundgang durch die verschiedenen Abteilungen Ihres Unternehmens.


Administrative Unterstützung im Backoffice


Organisation und Struktur sind oftmals entscheidende Schlüssel zum Erfolg. Unsere Mitarbeiter übernehmen administrative To dos und unterstützen Sie dabei, den Überblick zu bewahren.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Sie benötigen von Ihren Mitarbeitern eine unterschriebene Sicherheitsunterweisung? Unsere Büroassistenten erstellen entsprechende Listen und überprüfen die Vollständigkeit dieser.


Assistenzaufgaben für Ihre Führungs- und Vertriebskräfte


In besonders herausfordernden Projektphasen, aber auch im daily business können Sie Ihre Führungskräfte und Vertriebsmitarbeiter entlasten, indem Sie ihnen unsere professionellen Assistenten oder Assistentinnen an die Seite stellen – sowohl vor Ort als auch remote.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Ihre Vertriebsmitarbeiter arbeiten an der Optimierung Ihrer Wachstumsstrategie und erschließen neue Vertriebskanäle. Unsere Bürokräfte ermitteln entsprechende KPIs und erstellen fundierte Sales Funnel sowie Marktanalysen und erste Angebote.


Koordination der Geschäftskommunikation im Sekretariat


Ob Mitteilungen an die Belegschaft oder die Korrespondenz mit Geschäftspartnern – eine gut strukturierte und sortierte Geschäftskommunikation erfordert regelmäßige Pflege. Unsere Büroassistenten übernehmen diese gerne für Sie.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Sie möchten einen persönlichen Weihnachtsgruß an einen ausgewählten Kreis von Geschäftspartnern senden. Ihre peepz-Assistenz erstellt einen ansprechenden Text, übernimmt die Adressprüfung und die Auswahl der Empfänger (z.B. Kunden sowie Mitarbeiter), trifft eine Vorauswahl zusätzlicher Präsente und legt Ihnen eine vollständige Budgetkalkulation vor. In einem zweiten Schritt koordiniert unsere Bürokraft den Versand und das Nachfassen sowie die Auswertung von Rückmeldungen.


Vorbereitung von Präsentationen für Meetings oder Konferenzen


Bild Meeting & Präsentation Die Erstellung von Präsentationen oder Schriftverkehr nimmt viel Zeit in Anspruch und erfordert Können sowie Kreativität. Sammeln Sie Ihren Input und geben Sie ihn an unser Büroservice-Personal weiter, das Ihnen repräsentative Ergebnisse liefert.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Ein großes Teammeeting steht an und Sie möchten Ihren Kollegen einige Zahlen und Fakten präsentieren? Unsere Büroassistenz wertet diese aus und verarbeitet sie zu aussagekräftigen Inhalten, erstellt eine ansprechende Präsentation und übernimmt im Anschluss an das Meeting den E-Mail-Versand dieser an Ihre Kollegen.


Betreuung von Hybrid- oder Online-Seminaren für Ihr Veranstaltungsteam


Im Rahmen von Hybrid- oder Online-Seminaren möchten Sie sich voll und ganz auf die Inhalte konzentrieren und sich zugleich auf den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung verlassen? Genau die richtige Aufgabe für Ihre persönliche Online-Assistenz von peepz.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Ihr Unternehmen veranstaltet ein umfangreiches Online-Seminar, in dessen Rahmen Sie als Referent oder Referentin auftreten und sich deshalb auf Ihren Vortrag konzentrieren möchten. Unsere Remote Mitarbeiter übernehmen die technische Betreuung der Veranstaltung sowie das Referenten- und Teilnehmermanagement und beantworten organisatorische Fragen oder Anliegen.


Terminorganisation für Sie und Ihre Mitarbeiter


Um die Übersicht über Termine und Meetings zu behalten, ist ein gut gepflegter Kalender hilfreich. Noch hilfreicher ist es, eine unserer Büroassistenzen mit der Terminorganisation für Sie und Ihre Mitarbeiter zu beauftragen.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Ihr tägliches Terminmanagement und die Terminvorbereitung kosten Sie wertvolle Zeit? Unsere Service-Talente übernehmen nicht nur die Terminorganisation, sondern auch die Aufbereitung von Informationen und Material, die digitale Terminerstellung, die Kalendersynchronisation und die Terminnachbereitung für Sie.


Mehr als nur ein freundliches „Hallo“ – ein Arbeitstag im Telefonservice von peepz

Bild Customer Support im Telefonservice Eingegliedert in unseren Büroservice, ist auch der professionelle Telefonservice Teil unseres Leistungsportfolios. Wieso unser Angebot sich allerdings von herkömmlichen Call Centern unterscheidet, erfahren Sie während eines exemplarischen Arbeitstages im peepz-Office.

Unser Best-Practice-Beispiel:
Unser Telefonservice-Team betreut die Kundenhotline von einem unserer Geschäftspartner. Eingehende Anrufe nehmen unsere Telefon-Agents stets mit einer persönlichen Begrüßung entgegen. Während in Leitung 1 um eine Terminvereinbarung gebeten wird, beantwortet einer unserer Kollegen auf Leitung 2 Fragen zu den Produkten unseres Kunden, mit denen er sich im Rahmen eines umfangreichen Briefings vertraut gemacht hat. Auf Leitung 3 führt seine Kollegin währenddessen eine Anrufweiterleitung durch und hinterlegt in einem darauffolgenden Gespräch eine Anrufnotiz für den entsprechenden Ansprechpartner. Um Anrufern nicht das Gefühl zu vermitteln, in einem anonymen Call Center gelandet zu sein, achtet unser gesamtes Team darauf, Fragen und Anliegen nicht mit leeren Aussagen oder Phrasen zu beantworten, sondern höflich und zuvorkommend auf Gesprächspartner einzugehen und individuelle Lösungen zu finden. Ein Service, der sich durch unser gesamtes Angebot zieht und zugleich unserer Unternehmensphilosophie entspricht.


Sie möchten unsere Büroassistenten buchen oder haben Fragen zu unserem Büroservice? Wir freuen uns über Ihre Anfrage über unser Kontaktformular oder direkt per Telefon unter +49 (0) 6205 36191 80.