Hello. We are peepz.
Unterwegs mit Empfangsmitarbeiterin Steffi: ein Arbeitstag in der Welcome Area
Hello. We are peepz – oder genauer gesagt: Hello. I am Steffi. Als Empfangsmitarbeiterin im Dienste der peepz sorge ich tagtäglich gemeinsam mit meinen Kollegen dafür, dass die Welcome Area in den Bürogebäuden unserer Kunden jedem Besucher und jeder Besucherin das bietet, wofür die peepz als erfahrener Personaldienstleister steht: exzellenter Service. Dass meine Tätigkeit als Empfangsmitarbeiterin aber weitaus mehr als eine freundliche Begrüßung beinhaltet, möchte ich Ihnen heute zeigen und lade Sie ein, einen Tag am Empfangstresen mit mir zu verbringen. Los geht es bereits um 7:00 morgens. Also, am besten schnappen Sie sich einen Kaffee und folgen mir an meinen Arbeitsplatz.
Guter Empfangsservice beginnt mit der richtigen Vorbereitung
07:00. Mein Arbeitstag als Empfangsmitarbeiterin beginnt. Auf dem Weg vom Parkplatz zu den Büroräumen unseres Kunden, begrüße ich die ersten Mitarbeiter. Einige von ihnen sind fröhlich und hellwach, andere sind bereits voll fokussiert und nicken mir zu. Durch meine Tätigkeit am Empfang sind mir viele Gesichter vertraut, da ich sie tagtäglich sehe und mit ihnen zusammenarbeite. Als Empfangsdienstmitarbeiterin gehört es auch zu meinen Aufgaben, mir die Gesichter und Namen der Mitarbeiter einzuprägen. Eine freundliche Begrüßung, am besten mit der direkten Ansprache des Mitarbeiters, schafft eine vertraute und persönliche Atmosphäre, drückt aber auch Professionalität aus. Natürlich muss ich nicht jeden Mitarbeiter persönlich kennen. Die Namen der CEOs und wichtigsten Geschäftspartner sollten mir aber vertraut sein. Wichtig ist es auch vorher zu besprechen-herrscht im Unternehmen eine Duz-Kultur oder wird jede Person erst gesiezt?
07:15. Nachdem ich meine Jacke im Backoffice verstaut und in Ruhe meinen ersten Kaffee getrunken habe, betrete ich meinen Arbeitsplatz: den Empfangsbereich. Meine Rolle als professionelle Empfangsmitarbeiterin fällt mir nach jahrelanger Erfahrung nicht mehr schwer: Mit geübtem Blick prüfe ich, ob mein Arbeitsplatz sauber ist und checke, dass alles, was ich für den reibungslosen Ablauf als Empfangsdienstmitarbeiterin benötige, bereit liegt. Aber auch an meinem ersten Arbeitstag habe ich mich gut vorbereitet gefühlt. Die vorausgegangenen Schulungen und die ausführliche Einarbeitung, gaben mir die nötige Sicherheit.
Nachdem ich meinen PC hochgefahren habe, begrüße ich die ersten Kollegen, die mit mir über anstehende Termine sprechen möchten. Damit wir bestmöglich auf den Tag vorbereitet sind, tauschen wir uns kurz über bevorstehende Besuche und Meetings aus. Eines davon findet heute um 10:00 statt.
07:30. Der Empfang öffnet offiziell. Bisher ist alles noch ruhig. Ich nutze die Zeit und lese aufmerksam meine E-Mails, um Besuchern sowie Mitarbeitern stets korrekte Auskünfte geben zu können. Welche wichtigen Termine stehen heute an? Muss ich eventuell noch Meetingräume vorbereiten? Werden Namensschilder benötigt? Alle Dinge, die ich am frühen Morgen und in Ruhe vorbereiten kann, erledige ich direkt, um nachher nicht in Stress zu geraten.
08:00 bis 10:00. Ich habe seit 08:00 Verstärkung durch meine Kollegin - im Team geht alles besser und schneller von der Hand: Wir betreuen Kunden und Besucher, nehmen zwischenzeitlich die Post entgegen, verteilen sie und beantworten eingehende Anrufe. Jetzt zieht der Betrieb an und wir gehen in unser tägliches Doing als Empfangsdienstmitarbeiter. Ersatzkarten werden ausgestellt, Besucher in die Meetingräume gebracht, dazwischen klingelt auch immer wieder das Telefon. Ein Mitarbeiter möchte noch kurzfristig telefonisch seinen Gast ankündigen. Kein Problem, in den Pausen zwischen der Begrüßung einzelner Besucher werden die Formulare vorbereitet und eine Zugangskarte bereitgestellt.
Am Empfang kommt es auf den ersten Eindruck an – auch dann, wenn es hektisch wird
10.00. Die Teilnehmer des Meetings treffen ein. Jetzt muss alles schnell gehen und zugleich professionell organisiert sein, damit die Geschäftspartner unseres Kunden pünktlich und zufrieden in ihr Meeting starten können. Denn für uns Empfangskräfte gilt: Wir sorgen für den ersten Eindruck, den unsere Gäste erhalten - und für diesen gibt es ja bekanntlich keine zweite Chance. Wir sind ein eingespieltes Team, alles läuft wie geplant und das Meeting kann beginnen.
11:00 bis 13:00. Die Mittagszeit steht an. Einige der Mitarbeiter finden ihren Weg in die Kantinen und damit auch zu uns, denn nicht alle Kollegen haben an ihre Zugangskarte gedacht. Wir bezeichnen die Zeit rund um die Mittagspause gerne auch als „Rushhour“ – dann heißt es nämlich: ruhig bleiben und ein Anliegen nach dem anderen bearbeiten. Als der Betrieb etwas nachlässt, gehen auch meine Kollegin und ich nacheinander in die Pause. Oft können auch wir als Empfangsdienstmitarbeiter in die hauseigene Kantine zum Essen gehen. Sollte das einmal nicht möglich sein, bringe ich mir mein Essen von zu Hause mit.
Der nächste Tag am Empfang kann kommen: Vorausschauend arbeiten lohnt sich
14:00 bis 16:30. Wenn es nach der Mittagszeit wieder ruhiger im Empfangsbereich wird, widmen meine Kollegin und ich uns meist schon den Vorbereitungen für den nächsten Tag. Was steht für uns am Empfang an? Die ersten Anmeldungen erreichen uns und wir tragen alle Infos übersichtlich zusammen, um das Einchecken so unkompliziert und kurz wie möglich zu halten und unseren Gästen den bestmöglichen Service zu bieten. Weitere Arbeitsschritte sind das Vorbereiten der Zugangskarten, die Nachfrage, ob Taxis oder ein Shuttle gebraucht werden oder ob Gepäck verstaut werden soll und natürlich die Bewirtung der Gäste. All diese einzelnen Services ergeben ein vielseitiges Rund-um-Paket an Empfangsdienstleistungen, mit dem wir nicht nur unseren Kunden, sondern auch das Portfolio und das Leistungsangebot der peepz GmbH repräsentieren.
16:30. Feierabend- wieder geht ein abwechslungsreicher Tag am Empfang zu Ende.
Bei all der Abwechslung, die mir mein Job als Empfangsdienstmitarbeiterin bietet, schätze ich vor allem, dass ich mit Menschen zusammen arbeite. Mein Arbeitsalltag gestaltet sich spannend, ich lerne neue Menschen kennen und stehe im ständigen Austausch mit verschiedenen Kollegen. Natürlich muss ich ab und an stressresistent sein und auch Krisenmanagement gehört zu meinen Aufgaben. Aber dank der ausführlichen Schulungen, die ich vor meinem Arbeitsantritt im Unternehmen bekomme, fühle ich mich auch in solchen Situationen immer gewappnet und gut vorbereitet.
Steffis Arbeitsalltag als Empfangsdientmitarbeiterin hat Sie neugierig gemacht? Sie möchten gerne mit Steffi zusammen am Empfang arbeiten? Wir freuen uns über Ihre Bewerbung auf unserer Karriereseite. Wenn Sie mehr über unser Angebot rund um professionelle Empfangsdienstleistungen erfahren möchten, lohnt sich ein Besuch in unserem Spezialisierungsbereich „Empfangsdienst“. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.
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