Unterwegs mit Empfangsmitarbeiterin Steffi: ein Arbeitstag in der Welcome Area



Hello. We are peepz – oder genauer gesagt: Hello. I am Steffi. Als Empfangsmitarbeiterin im Dienste der peepz sorge ich tagtäglich gemeinsam mit meinen Kollegen dafür, dass die Welcome Area in den Bürogebäuden unserer Kunden jedem Besucher und jeder Besucherin das bietet, wofür die peepz als erfahrener Personaldienstleister steht: exzellenter Service. Dass meine Tätigkeit als Empfangsmitarbeiterin aber weitaus mehr als eine freundliche Begrüßung beinhaltet, möchte ich Ihnen heute zeigen und lade Sie ein, einen Tag am Empfangstresen mit mir zu verbringen. Los geht es bereits um 7:00 morgens. Also, am besten schnappen Sie sich einen Kaffee und folgen mir an meinen Arbeitsplatz.



Guter Empfangsservice beginnt mit der richtigen Vorbereitung


07:00. Mein Arbeitstag beginnt. Auf dem Weg vom Parkplatz zu den Büroräumen unseres Kunden grüße ich die ersten Mitarbeiter. Einige von ihnen sind fröhlich und hellwach, andere sind bereits voll fokussiert und nicken mir zu. Viele von ihnen kenne ich, wie eigentlich alle unsere Kunden pflegt auch dieses Unternehmen eine offene und freundliche Kultur des Miteinanders.

07:15. Nachdem ich meine Jacke im Backoffice verstaut und in Ruhe einen Kaffee getrunken habe, betrete ich meine heutige Bühne: den Empfangsbereich. Meine Rolle als professionelle Empfangsmitarbeiterin fällt mir nach jahrelanger Erfahrung nicht mehr schwer: Mit geübtem Blick prüfe ich, ob mein Arbeitsplatz sauber ist und lege mir alles zurecht, was ich für meinen heutigen Arbeitstag benötige. Nachdem ich meinen PC hochgefahren habe, begrüße ich die ersten Kollegen von der Teststation, die vorbeikommen, um ihr Equipment abzuholen. Damit wir bestmöglich auf den Tag vorbereitet sind, tauschen wir uns kurz über anstehende Besuche und Meetings aus. Eines davon findet heute um 10:00 statt.

07:30. Der Empfang öffnet offiziell. Bisher ist aber alles ruhig. Ich nutze die Zeit und lese aufmerksam meine E-Mails, um Besuchern sowie Mitarbeitern stets korrekte Auskünfte geben zu können.

08:00 bis 10:00. Ich habe seit 08:00 Verstärkung durch meine Kollegin - und im Team geht alles besser und schneller von der Hand: Wir betreuen Kunden und Besucher, nehmen die Post entgegen, verteilen sie und beantworten eingehende Anrufe. Jetzt zieht der Betrieb an. 3G-Nachweise müssen erfasst werden, Ersatzkarten werden ausgestellt, dazwischen klingelt wieder das Telefon: Ein Mitarbeiter möchte telefonisch seinen Gast ankündigen. Kein Problem, in den Pausen zwischen der Begrüßung einzelner Besucher werden die Formulare vorbereitet und eine Zugangskarte bereitgelegt.


Am Empfang kommt es auf den ersten Eindruck an – auch dann, wenn es hektisch wird


Bild Besucher am Empfang


10.00. Die Teilnehmer des Meetings treffen ein. Jetzt muss alles schnell gehen und zugleich professionell organisiert sein, damit die Geschäftspartner unseres Kunden pünktlich und zufrieden in ihr Meeting starten können. Denn für uns Empfangskräfte gilt: Wir sorgen für den ersten Eindruck, den unsere Gäste erhalten - und für diesen gibt es ja bekanntlich keine zweite Chance. Heute funktioniert dank eingespielter Teamarbeit alles wie geplant und das Meeting kann beginnen.

11:00 bis 13:00. Die Mittagszeit steht an. Einige der Mitarbeiter finden ihren Weg in die Kantinen und damit auch zu uns, denn nicht alle Kollegen haben an ihre Zugangskarte gedacht. Wir bezeichnen die Zeit rund um die Mittagspause gerne auch als „Rushhour“ – dann heißt es nämlich: ruhig bleiben und ein Anliegen nach dem anderen bearbeiten. Als der Betrieb etwas nachlässt, erlaube auch ich mir eine Pause. Ich schnappe ein wenig frische Luft und freue mich über die ersten wärmenden Sonnenstrahlen.


Der nächste Tag am Empfang kann kommen: Vorausschauend arbeiten lohnt sich


Bild Begrüßung am Empfang


14:00 bis 16:30. Wenn es nach der Mittagszeit wieder ruhiger im Empfangsbereich wird, widmen wir uns meist schon den Vorbereitungen für den nächsten Tag. Die ersten Anmeldungen erreichen uns und wir tragen alle Infos übersichtlich zusammen, um das Einchecken so unkompliziert und kurz wie möglich zu halten und unseren Gästen den bestmöglichen Service zu bieten. Weitere Arbeitsschritte sind das Vorbereiten der Zugangskarten, die Nachfrage, ob Taxis oder ein Shuttle gebraucht werden oder ob Gepäck verstaut werden soll und natürlich die Bewirtung der Gäste. All diese einzelnen Services ergeben ein vielseitiges Rund-um-Paket, mit dem wir nicht nur unseren Kunden, sondern auch das Portfolio und das Leistungsangebot der peepz repräsentieren.

16:30. Nach einem abwechslungsreichen Arbeitstag am Empfang verabschiede ich mich nun in den Feierabend – und freue mich neben einem entspannten Abend auf alle Aufgaben und Herausforderungen, die mich morgen erwarten.


Sie möchten gerne mit Steffi zusammen am Empfang arbeiten? Wir freuen uns über Ihre Bewerbung auf unserer Karriereseite. Wenn Sie mehr über unser Angebot rund um professionelle Empfangsdienstleistungen erfahren möchten, lohnt sich ein Besuch in unserem Spezialisierungsbereich „Empfangsdienst“. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.


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