Employee Sharing durch einen virtuellen Assistenten

Ob Büroservice, virtuelle Assistenz-Leistungen, Telefonservice oder die Koordination der Welcome Area, unsere Empfangsmitarbeiter und Remote Assistenten sind darauf spezialisiert, stets den richtigen Ton zu treffen und so flexibel und effizient wie nur möglich zu agieren – und zwar für verschiedenste Auftraggeber. Das Modell der geteilten Arbeitskraft, in Fachkreisen auch Employee Sharing genannt, ist zwar nicht neu, dafür aber überaus innovativ. Wir werfen einen genaueren Blick auf den New-Work-Trend und erklären, wie wir ihn umsetzen.

In Deutschland sind flexible Arbeitszeitmodelle schon lange auf dem Vormarsch. Im Rahmen der Corona-Pandemie gehen Experten zudem davon aus, dass die Notwendigkeit für flexibles Arbeiten weiterhin zunehmen wird.¹ Remote Work, Teilzeit, Gleitzeit und Jobsharing ermöglichen es Arbeitgebern und Arbeitnehmern, Prozesse zu beschleunigen, feste Strukturen zu entzerren und Flexibilität zu fördern. Ein weiteres Modell mit Zukunft ist das Employee Sharing. Dabei teilen sich Unternehmen, oftmals in einem Netzwerk organisiert, ihr Personal. Diese „geteilten“ Fachkräfte können im Büroservice tätig sein oder den Telefonservice betreuen. Aber auch Empfangsmitarbeiter, die die Begrüßung und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern übernehmen, können in Bürogemeinschaften, Bürogebäuden, in denen verschiedene Unternehmen ansässig sind, oder Coworking-Spaces für Entlastung und mehr Effizienz sorgen. Was auf den ersten Blick ungewöhnlich anmuten mag, ist in Frankreich längst Normalität – dort gibt es Arbeitgeberzusammenschlüsse bereits seit mehr als 30 Jahren.² Dem Employee Sharing liegt oftmals der Flexicurity-Ansatz zugrunde. Die beteiligten Unternehmen sorgen für mehr Flexibilität, indem sie sich Arbeitskräfte teilen, und verantworten zugleich gemeinsam sichere Arbeitsplätze für die „geteilten“ Arbeitnehmer. Somit geht es nicht darum, Stammpersonal abzubauen.³ Vielmehr soll dieses entlastet werden, indem Aufgaben, die in den Bereich der allgemeinen Unternehmensorganisation fallen, auf qualifizierte Fachkräfte übertragen werden.

Sind es normalerweise Unternehmen, die sich in einem Netzwerk organisieren und ihr Fachpersonal teilen, sehen wir uns im Rahmen des Employee Sharings als zuverlässiger Partner und koordinative Schnittstelle zwischen unseren Auftraggebern und unserem deutschlandweiten Fachkräfte-Netzwerk. Das Prinzip, Stammpersonal zu entlasten und Assistenzleistungen an einen Arbeitnehmer abzugeben, bleibt auch im Rahmen unseres Modells erhalten. Unsere Empfangsmitarbeiter und Remote Assistenten übernehmen für einzelne Kunden, aber auch für mehrere Teams, Abteilungen oder Unternehmen Leistungen wie:

Büroservice Virtuelle Assistenz Empfangsdienst

Die Vorteile für unsere Kunden liegen dabei klar auf der Hand. Führungskräfte und Stammpersonal können sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren und sich stets auf das Organisationstalent und die strukturierte Arbeitsweise unserer Servicetalente verlassen. Und auch die Notwendigkeit von mehreren Arbeitsplätzen für mehrere Empfangsmitarbeiter oder Remote Assistenten entfällt. Stattdessen koordiniert und bearbeitet unsere Fachkraft von einem Arbeitsplatz aus organisatorische sowie administrative Aufgaben – remote oder onsite. Und auch die Auslastung unserer geschulten Fachkräfte kann genau geplant und die Arbeitszeit je nach Bedarf festgelegt werden. Somit unterstützen wir unsere Kunden dabei, Leerläufe zu vermeiden und Personalkosten zu senken. An einem wichtigen Erfolgsfaktor hingegen sparen wir nicht: der Steigerung von Effizienz. Durch einen sinnvollen und nachhaltigen Einsatz vorhandener Ressourcen tragen unsere Mitarbeiter im Telefonservice und am Empfang ebenso wie unsere Remote Assistenten dazu bei, Unternehmensabläufe zu optimieren und den Unternehmenserfolg langfristig zu sichern.