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Einladend statt belanglos: deshalb ist Smalltalk in Ihrer Welcome Area ein echter Erfolgsgarant
Mit fremden Personen zu interagieren, fällt vielen Menschen schwer. Schließlich bedarf es einem gewissen Maß an Offenheit und Spontanität, um ein Gespräch mit jemandem einladend zu beginnen, dem man gerade erst begegnet ist. Hinzu kommt, dass eine kurze Plauderei in Zeiten von WhatsApp, Instagram und Co oftmals als belanglos oder sogar als Zumutung wahrgenommen wird. Dass sich Smalltalk vor allem im Berufsleben hingegen noch immer als effektive Kommunikationsform erweisen kann, stellen wir besonders im Rahmen unseres Empfangsdienstes tagtäglich fest. Umso wichtiger ist es uns, unsere Empfangskräfte entsprechend zu schulen und ihnen wissenswerte Tipps und nützliche Tricks für das kleine Gespräch mit der großen Wirkung mitzugeben. Schlussendlich kann richtig angewandter Smalltalk ein echter Erfolgsgarant sein.
Smalltalk - kurze Gespräche ohne Inhalt? Von wegen!
Jede Beziehung braucht eine Basis – auch auf beruflicher Ebene. Und da die guten Beziehungen zu den eigenen Kunden immer auch der Maßstab für den Erfolg des eigenen Unternehmens sind, gilt es, diese zu pflegen. Eben ganz genauso wie auch auf privater Ebene. So weit, so gut. Aber was haben zufriedene Kunden und Geschäftspartner denn nun mit gelungenem Smalltalk zu tun? Ganz einfach. Das kleine Gespräch zwischendurch hat eine große Wirkung. Stellen Sie sich doch einmal folgende Situation vor: Ein Kunde betritt die Welcome Area Ihres Unternehmens, wird von unserer Empfangskraft empfangen und muss anschließend noch auf seinen zuständigen Ansprechpartner warten, da dieser in einem Termin feststeckt und sich verspätet. Nun kann besonders eine Verspätung negative Emotionen auslösen – und das bereits bevor zwei Menschen miteinander ins Gespräch kommen. Um diesen negativen Eindruck in eine positive Reaktion umzuwandeln, hat unsere Empfangskraft im Folgenden zwei Möglichkeiten der Gesprächsführung – sie reagiert professionell, aber unverbindlich:
„Ich würde Sie bitten, noch einen Moment in unserem Wartebereich Platz zu nehmen. Herr Maier ist in einigen Minuten für Sie da.“
Oder aber sie reagiert professionell und verbindlich, indem sie ein kurzes, freundliches Gespräch mit dem wartenden Kunden beginnt:
„Herr Maier ist in einigen Minuten für Sie da. Kann ich sonst eventuell noch etwas für Sie tun? Haben Sie den Weg zu uns ohne Probleme gefunden? Die Stadt ist im Moment ja wieder einmal besonders voll.“
Erfolgreicher Smalltalk will gelernt sein – profitieren Sie von der Serviceorientiertheit unserer Empfangsmitarbeiter
Nicht jeder Gast oder Kunde hat die Zeit oder die Muße für Smalltalk. Aus diesem Grund gilt es, wie immer im Leben, den richtigen Ton zu treffen und den richtigen Zeitpunkt für ein kurzes Gespräch auszuwählen. Eine nette Begrüßung und eine erste, unaufdringliche Frage nach der Anfahrt oder dem Wetter genügen bereits, um ein kurzes Gespräch zu eröffnen. Da es uns besonders wichtig ist, dass unsere Kunden, ihre Mitarbeiter und Besucher von der hohen Serviceorientiertheit unseres Empfangspersonals profitieren, stehen die professionelle Begrüßung und die Terminkoordination mit den entsprechenden Ansprechpartnern im Fokus erster Empfangstätigkeiten. Sind erste Anliegen und Fragen geklärt, übernehmen unsere Service Talente jedoch auch gerne die weiterführende Betreuung, um somit Wartezeiten oder Verspätungen zu überbrücken.
Dabei achten wir darauf, dass unsere Empfangskräfte keine privaten Themen ansprechen, sondern auf einer seriösen Ebene agieren. Schließlich geht es beim beruflichen Smalltalk nicht unbedingt darum, sich besser kennenzulernen und private Informationen auszutauschen. Viel mehr dient das kurze Gespräch dazu, eine persönliche Note in den beruflichen Umgang miteinander einfließen zu lassen. Denn oftmals ist es gerade diese persönliche Note, die sich positiv im Gedächtnis verankert und dafür sorgt, dass Gäste und Kunden einen Bezug zu den Unternehmen unserer Partner entwickeln.
3 Tipps für erfolgreichen Smalltalk
Dass ein kurzes, freundliches Gespräch eine positive Wirkung hat, hat sicherlich jeder von uns schon festgestellt. Aber was macht guten Smalltalk eigentlich tatsächlich aus? Wir haben drei Tipps zusammengestellt, die wir unseren Empfangsmitarbeitern in unseren Briefings gerne mitgeben – und die ganz bestimmt auch Ihnen den Einstieg in den nächsten Smalltalk erleichtern. Probieren Sie es doch einfach einmal aus:
- Die passende Themenwahl: Beziehen Sie sich für einen gelungenen Gesprächsstart auf die Gemeinsamkeiten mit Ihrem Gegenüber. Im beruflichen Umfeld sind dies oft der Ort, die Zeit und der Anlass, der Sie zusammenführt, oder die Projekte, die Sie gemeinsam bearbeiten. Zu diesen Anhaltspunkten fallen sowohl Ihnen als auch Ihrem Gesprächspartner sicher einige passende Worte ein.
- Aktives Zuhören: Erfolgreicher Smalltalk lebt von der Interaktion beider Gesprächspartner. Es ist also nicht nur hilfreich, sondern viel mehr notwendig, aktiv zuzuhören, dies durch Mimik und Gestik zu unterlegen und mit Gegenfragen Interesse zu bekunden.
- Charmantes Gesprächsende: Wie es der Name schon verrät, darf Smalltalk auch kurz sein und nach einigen Sätzen beendet werden. Empfehlenswert ist es, eine charmante, aber bestimmte Überleitung zu der Verabschiedung oder der Gesprächsübergabe mit einer weiteren Person zu finden. Hilfreiche Formulierungen sind beispielsweise:
„Vielen Dank für den kurzen Austausch. Herr Maier ist schon auf dem Weg und gleich für Sie da.“ oder „Sehr interessant, darüber werde ich mir heute noch einige Gedanken machen. Ich wünsche Ihnen einen erfolgreichen Aufenthalt bei uns.“
Wenn Sie nun nicht nur Lust auf Smalltalk bekommen haben, sondern sich außerdem auch gerne einmal mit uns über unsere Leistungen im Bereich Empfangsdienste austauschen möchten, freuen wir uns über Ihre Anfrage an hello@peepz.net.
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