Unser Empfangsdienst für Ihren Bedarf: Welchen Mehrwert dürfen wir für Sie schaffen?

Stellen Sie sich vor: Es ist 8:00 Uhr morgens. Nach und nach trudeln die ersten Mitarbeiter im Unternehmen ein, machen sich auf den Weg in ihre Abteilungen und Büros. In der Lobby warten auch schon die ersten Geschäftspartner, um von Ansprechpartner abgeholt zu werden. Anders als die Mitarbeiter, die das Unternehmen kennen und wissen, wo sie hinmüssen, ist das bei den meisten Geschäftspartnern nicht der Fall! Um Kunden und Geschäftspartnern ein gutes Gefühl zu vermitteln, ist es essentiell wichtig, dass sie direkt beim Eintreffen abgeholt werden. Hier kommt unser Empfangsdienst ins Spiel!

Unsere Empfangsdienst Mitarbeiter sind dahingehend geschult, nicht nur ein "Herzlich Willkommen" in den Raum zu werfen. Die Frage "Kann ich Ihnen behilflich sein?" ist genauso selbstverständlich. Um den besten Service für Sie und Ihre Kunden zu bieten, werden unsere Empfangsdienstkräfte vorher gebrieft, welche Termine anstehen, welcher Geschäftspartner welchem Ansprechpartner zugeordnet ist, so dass bei Bedarf die zuständige Person informiert werden kann, dass der Besuch bereits wartet. Auch das Szenario, dass unser professioneller Besucherservice Kunden direkt in die vorher besprochenen Meetingräume führt, ist denkbar.

Unsere Empfangsmitarbeiter sind auf das professionelle Besuchermanagement spezialisiert. So machen wir aus einem ersten guten einen bleibenden besten Eindruck und sorgen dafür, dass sich Ihre Besucher und Partner bereits in Ihrer Welcome Area wertgeschätzt und wohl fühlen.

Betrachten wir ein anderes Szenario: Ebenfalls 8:00 am Morgen, einige Bürokomplexe weiter: In der Welcome Area Ihres Unternehmens ist bereits Hochbetrieb. Kunden und Besucher warten darauf, von ihrem jeweiligen Ansprechpartner beraten oder betreut zu werden. Um in diesem Szenario den Überblick zu bewahren, sind Kompetenz und Struktur gefragt. Ein weiterer Fall für das kompetente Empfangspersonal der peepz GmbH. Denn unser Empfangsdienst wird nicht nur gebrieft, klassisch die Gäste und Geschäftspartner zu empfangen, es ist auch möglich, die Zugriffskontrolle zu Meetingräumen zu übernehmen. In diesem Bereich ist es überaus wichtig, die zuvor festgelegten Zugangsbeschränkungen einzuhalten und das wissen wir! Unsere Empfangsmitarbeiter übernehmen die Sicherheitskontrolle zu Ihren Räumlichkeiten und koordinieren sowie strukturieren Besucherlisten und -informationen für Sie. Denn der professionelle Empfangsdienst ist nicht nur für die freundliche Begrüßung zuständig. Fachkundige Empfangsdienstleister garantieren zudem, dass in Ihrem Unternehmen die Sicherheit gewahrt wird und nur legitimierte Personen Zutritt zu Ihrem Unternehmen bekommen.

Um Ihnen einen stets diesen exzellenten Service garantieren zu können, schulen wir unsere Mitarbeiter, die wir für die Zutrittskontrolle einsetzen, besonders eingehend in den Bereichen, die für Ihre Anfrage relevant sind und nach Ihren Wünschen und Anforderungen. Dazu zählen neben einem kompetenten Besuchermanagement auch das Handling von elektronischen Tools für die Sicherheitskontrolle, der diplomatische Umgang mit Problemen oder Schwierigkeiten und die gründliche und datenschutzkonforme Erfassung von Besucherdaten. Schließlich zählt auch hier: Ein guter erster Eindruck ist die Basis für einen respektvollen Umgang auf Augenhöhe.

Auch hinter den Kulissen sollte alles reibungslos funktionieren! In unseren zwei vorherigen Beispielszenarien haben wir uns vorherrschend mit dem Service des Empfangsdienstes beschäftigt, der mit dem direkten Kontakt zum Kunden und Geschäftspartner einher geht. Doch natürlich gibt es auch andere Bereiche in Ihrem Unternehmen, in denen der Ablauf glatt und problemlos laufen sollte. Wie sieht es zum Beispiel mit der Post-und Paketannahme aus? Denn neben dem klassischen Empfangsdienst sollte auch dieser Bereich flüssig laufen. Denn wenn Post-und Paketzusteller nicht wissen, wohin sie Briefe und Pakete liefern sollen oder die zuständige Annahme nicht weiß, wohin die gelieferten Waren und Briefe innerhalb des Unternehmens weitergeleitet werden sollen, ist das Chaos vorprogrammiert. Mit den Empfangsdienstmitarbeitern der peepz GmbH, finden Paket-und Briefzusteller in der Lobby kompetente Ansprechpartner.

Ob wichtige Paketsendungen, Materiallieferungen oder der tägliche Briefverkehr – unsere Service-Talente nehmen Ihre Post nicht nur gewissenhaft entgegen, sondern sortieren und strukturieren sie, sodass jede Sendung ihren Empfänger pünktlich erreicht. Mittels spezifischer Schulungen und Briefings stellen wir sicher, dass Ihre Anforderungen an unseren Empfangsdienst erfüllt werden und Sie sich stets auf unser Empfangspersonal verlassen können.

Auf einen wichtigen Punkt möchten wir noch hinweisen: der peepz GmbH Empfangsdienst bedeutet nicht, die Dienstleistung eines Tordienstes oder die Aufgaben eines Pförtners zu übernehmen. Der klassische Tordienst übernimmt in der Regel die Aufgaben, die es vor dem Betreten des Unternehmens zu regeln gilt. Ein Beispiel wäre hier das Führen eines Wachbuches. Pförtner übernehmen häufig auch Aufgaben wie das Überwachen des Betriebsgeländes oder die Haus-und Gebäudeverwaltung.

Unsere Empfangsdienst Mitarbeiter unterstützen Sie hingegen bei allen Aufgaben, die sich innerhalb Ihres Unternehmens, unmittelbar in Kontakt mit Geschäftspartnern, Kunden und Mitarbeitern, abspielen.

Ob Besuchermanagement, Zutrittskontrolle oder Post- und Paketannahme – Ihre Anforderungen an unseren Empfangsdienst sind je nach Branche und Auftragsumfang unterschiedlich-das wissen wir! Dank unseres nationalen Netzwerks mit über 5.000 Kontakten können wir immer sicherstellen, dass wir unseren Kunden genau die Mitarbeiter an die Seite stellen, die zu ihrem Unternehmen und ihren Anforderungen an unsere Empfangsdienste passen.

Sie wollen mehr? Kein Problem! Wie wäre es mit einem ressourcensparenden Rund-um-Paket? Bei Bedarf kombinieren wir unsere Empfangsdienstleistungen miteinander und stellen Ihnen Mitarbeiter an die Seite, die darauf spezialisiert sind, Ihnen einen Full Service im Bereich Empfangsdienstleistungen zu bieten und ein „warm welcome“ mit einer professionellen Zugangskontrolle und einem kompetenten Postmanagement zu verbinden.

SIe haben noch Fragen oder sind bereits von unserem Konzept überzeugt und möchten von unserem Outsourcing-Service im Bereich Empfang profitieren? Dann freuen wir uns auf Ihre Anfrage über unser Kontaktformular oder direkt an hello@peepz.net