Unterwegs mit Remote Mitarbeiterin Jule: ein Arbeitstag als Virtuelle Assistenz

Mein Tag beginnt mit einem Anruf von Katja, Projektmanagerin bei der peepz. Sie fragt an, ob ich einen neuen Auftrag als Virtuelle Assistenz übernehmen möchte: „Unser Kunde nimmt demnächst an einer Messe teil und benötigt dringend Angebote für gebrandete Werbemittel. Außerdem möchte er ein Info-Mailing an Bestandskunden und Geschäftspartner rausschicken und potentielle Neukunden über seine Teilnahme an der Messe informieren. Wir brauchen also auch noch einen entsprechenden Text und eine Market Research von dir.“ Kein Problem, den Auftrag nehme ich gerne an.

Moment mal, Sie fragen sich, wie es überhaupt zu der Zusammenarbeit der peepz mit unseren Kunden kommt? Gehen wir gemeinsam einen Schritt zurück. Unsere Kunden melden sich mit ihrer Anfrage bei den Projektmanagern der peepz. Es kommt zu einem kurzen Erstkontakt: Decken wir die Wünsche und Anforderungen des Kunden mit unserem Portfolio im Bereich Virtuelle Assistenz ab? Dieses reicht von Marketing und Customer Relations über Finanzen, Buchhaltung, Datenmanagement und Backoffice bis hin zur Personalsachbearbeitung und dem Telefonservice. Ergibt sich ein Match, was aufgrund unserer hohen Flexibilität und unserem nationalen Netzwerk mit mehr als 6.000 Kontakten nahezu immer der Fall ist, erhält der Kunde innerhalb von 12 bis 24 Stunden nach Anfrage das Kurzprofil einer passenden Virtuellen Assistenz – zum Beispiel mein Profil, wenn ich denn über die passenden Qualifikationen und Referenzen verfüge.

Sagt dem Kunden mein Profil zu, erhalte ich meine Arbeitsanweisung von Katja. Um Feinheiten und Besonderheiten berücksichtigen zu können, führe ich auf möglichst direktem und unkompliziertem Weg einen Videocall oder Telefonat mit dem Kunden, wenn er dies wünscht. So gewinnen sowohl unsere Kunden als auch ich als Virtuelle Assistenz einen ersten Eindruck voneinander und können eine persönliche Ebene finden. Schließlich gilt bei der peepz: people make the difference.

Zurück zu meinem Auftrag - ein Tag später. Nachdem Katja den Job bei mir angefragt und mich anschließend verbindlich beauftragt hat, steht heute der Auftakttermin mit dem Kunden an. Zu meinem Aufgabenfeld als Virtuelle Assistenz gehört unter anderem eine gründliche Einarbeitung in den Geschäftsbereich, das Angebot und die Unternehmensphilosophie unserer Geschäftspartner. Ich lese mich also in die Produktpalette, die Werte, das Leitbild und die Unternehmensstruktur meines Auftraggebers ein. Das gelingt mir dank heutzutage aussagekräftiger und informativer Websites sowie Google-Bewertungen schnell und einfach.

Der Vorteil einer solch intensiven Vorbereitung? Ganz gleich, ob unsere Kunden besonderen Wert auf Nachhaltigkeit legen, gerade ein neues Produkt gelauncht haben oder mit einem bekannten Influencer zusammenarbeiten – mein Wissen hilft mir dabei, passgenaue Ergebnisse und Lösungen zu liefern. Und genau auf diesen Mehrwert, der unsere Kunden noch dazu zeitlich entlastet, kommt es schließlich an.

Nach dem Kennenlernen beginne ich mit der Bearbeitung meiner To dos. Die Abgabe meiner Ergebnisse haben wir für den kommenden Tag terminiert. Wie viel Zeit ich für die Ausführung der Aufträge habe, hängt immer von der Dringlichkeit auf Kundenseite sowie meinen persönlichen Kapazitäten ab und wird im Vorfeld vereinbart. Für die Messevorbereitungen unseres Kunden nehme ich mir einen Arbeitstag Zeit und lege die Angebote für Streu-Werbemittel, einen Mailing-Text sowie die Kontaktdaten von 15 interessanten Top-Leads potenzieller Partnerunternehmen übersichtlich in einem Ordner ab. Die Übergabe meiner Ergebnisse findet schließlich erneut per Videocall statt. Ich erläutere unserem Auftraggeber meine Arbeit und hole mir Feedback ein. Dieses lautet: „Danke, sehr gute Arbeit.“ Während unser Kunde die Angebote für die Werbemittel an den Einkauf weiterleitet und sein Back Office das Mailing versendet sowie die potenziellen Neukunden anschreibt, schicke ich Katja eine kurze Nachricht: „Job erledigt - Kunde zufrieden. Ich freue mich auf den nächsten Auftrag.“